Retningslinjer for kvalitet og profesjonalitet i vårt felles arbeid
I vår organisasjon arbeider vi sammen for å skape noe som er til felles beste for samfunnet. Vi tror på verdien av samarbeid fremfor konkurranse, og at det beste resultatet oppnås når vi samler våre krefter, idéer og ferdigheter mot et felles mål.
For å sikre at vi når våre mål på en god måte, er det viktig at arbeidet i organisasjonen holder høy kvalitet på alle nivåer – fra prosjektledelse og markedsføring til arbeidet med mennesker og administrasjon. Samtidig ønsker vi å skape et miljø hvor frivillige føler seg sett, hørt, og verdsatt for sine bidrag.
Våre prinsipper for kvalitet og profesjonalitet
- Kvalitet i alle ledd:
Vi streber etter å opprettholde et høyt nivå av kvalitet i alt vi gjør. Enten det gjelder planlegging, gjennomføring av prosjekter, eller vår kommunikasjon med omverdenen, er vi opptatt av å levere arbeid som representerer våre verdier på en god måte. - Samarbeid og inkludering:
Alle som ønsker å bidra, skal oppleve at deres ideer blir lyttet til, og at de har mulighet til å påvirke prosessene. Gjennom samarbeid skaper vi et inkluderende miljø der alles bidrag er viktige, og der vi jobber sammen mot et felles mål. - Rett person på rett oppgave:
For å sikre best mulig resultat, oppfordrer vi frivillige til å ta på seg oppgaver der de føler seg trygge og har relevant erfaring. Samtidig tilbyr vi støtte og opplæring til de som ønsker å utvikle nye ferdigheter. - Kvalitetssikring:
Alle oppgaver i organisasjonen, uansett omfang, skal kvalitetssikres av personer med nødvendig kompetanse. Dette bidrar til at arbeidet vi gjør, fremstår som gjennomarbeidet og troverdig. - Utvikling og læring:
Vi ser på deltakelse som en mulighet til å lære og vokse, både for organisasjonen og for enkeltpersoner. Derfor legger vi til rette for at frivillige kan utvikle seg og få veiledning når det trengs.
Slik skaper vi en bærekraftig organisasjon
- Felles mål: Vi legger vekt på at alle forstår og deler organisasjonens mål, og at vi arbeider sammen for å nå dem.
- Åpenhet: Vi oppmuntrer til dialog, slik at frivillige kan dele tanker og forslag som bidrar til å forbedre vårt arbeid.
- Respekt og takknemlighet: Vi verdsetter alle bidrag, uansett størrelse, og behandler hverandre med respekt og forståelse.
Gjennom disse retningslinjene ønsker vi å bygge en organisasjon som er sterk, inkluderende og bærekraftig – en organisasjon som skaper verdi for samfunnet og som alle involverte kan være stolte av å være en del av.
Kjære initiativtaker
For å støtte initiativtakere i vår organisasjon og sikre at deres prosjekter gjennomføres effektivt og i tråd med våre mål, har vi utviklet en veileder som beskriver en anbefalt arbeidsprosess. Denne veilederen er basert på beste praksis fra lignende organisasjoner og inneholder konkrete eksempler og verktøy.
1. Idéutvikling og planlegging
- Definer formålet: Klargjør hva du ønsker å oppnå med initiativet. En tydelig målsetting gir retning for arbeidet.
- Kartlegg ressurser: Identifiser tilgjengelige ressurser, inkludert tid, budsjett, frivillige og materiell.
- Lag en tidsplan: Sett opp en realistisk tidslinje med milepæler for å holde prosjektet på sporet.
Eksempel: Frivillighet Norge tilbyr en veileder for å starte en organisasjon og drive et styre, som gir innsikt i planleggingsfasen.
2. Involvering og samarbeid
- Bygg et team: Rekrutter personer med relevant kompetanse og engasjement for prosjektet.
- Fordel roller og ansvar: Klargjør hvem som har ansvar for hvilke oppgaver for å unngå misforståelser.
- Kommuniser effektivt: Etabler klare kommunikasjonskanaler for å sikre at all informasjon deles blant teammedlemmene.
Eksempel: Distriktssenteret har utviklet en guide til vellykket prosessarbeid, som understreker viktigheten av samarbeid og klare ansvarsfordelinger.
3. Gjennomføring
- Følg planen: Arbeid systematisk etter tidsplanen og juster ved behov.
- Kvalitetssikring: Sørg for at alle leveranser oppfyller organisasjonens kvalitetsstandarder.
- Dokumentasjon: Hold oversikt over fremdrift, utfordringer og løsninger for fremtidig læring.
Eksempel: Frivillighet Norge tilbyr verktøy for frivillige organisasjoner, inkludert maler for møteinnkallinger og referater, som kan være nyttige under gjennomføringen.
4. Evaluering og læring
- Samle tilbakemeldinger: Innhent respons fra teammedlemmer og andre involverte for å vurdere hva som fungerte godt og hva som kan forbedres.
- Analyser resultater: Sammenlign oppnådde resultater med de opprinnelige målene.
- Del erfaringer: Kommuniser lærdommer internt i organisasjonen for å styrke fremtidige prosjekter.
Eksempel: Frivillig.no har en seksjon med spørsmål og svar om frivillighet, som kan gi innsikt i vanlige utfordringer og løsninger.
Tilgjengelige verktøy fra organisasjonen
For å støtte initiativtakere tilbyr vi følgende ressurser:
- Prosjektmaler: Standardiserte dokumenter for prosjektplanlegging, tidslinjer og budsjettstyring.
- Kommunikasjonsplattformer: Tilgang til interne verktøy for effektiv kommunikasjon og samarbeid.
- Opplæringsressurser: Kurs og veiledninger innen relevante områder som prosjektledelse, markedsføring og økonomi.
- Mentorordning: Erfarne medlemmer som kan gi råd og støtte gjennom prosjektets livssyklus.
Ved å følge denne veilederen og benytte tilgjengelige verktøy, kan initiativtakere gjennomføre prosjekter som er godt planlagt, effektivt gjennomført og i tråd med organisasjonens mål og verdier.